Wie lange dauert eine ERP-Einführung? Phasen und Faktoren, die die Dauer beeinflussen

Wie lange eine ERP-Einführung dauert, hängt vor allem vom Umfang des Projekts ab. In einem kleinen Unternehmen mit ein oder zwei Standardmodulen und wenigen Benutzern kann das System innerhalb weniger Wochen in Betrieb gehen, ein Projekt mit Fertigung, mehreren Lagern und Integrationen dauert dagegen mehrere Monate. Die genaue Dauer steht nach der Erstanalyse fest. In diesem Beitrag erklären wir die Phasen, die Faktoren, die die Dauer beeinflussen, und wie Sie das Projekt beschleunigen können.

Welche Phasen eine ERP-Einführung durchläuft

Jedes Projekt ist anders, doch die Phasen einer Odoo-Einführung sind fast immer dieselben. Aus ihnen zusammen ergibt sich auch die Dauer.

1. Analyse. Zunächst wird erfasst, wie das Unternehmen arbeitet: Vertrieb, Lager, Buchhaltung, Einkauf und weitere Prozesse, welche Berichte benötigt werden und wer wofür zuständig ist. Bei Arter ist die Erstanalyse kostenlos.
2. Konzeption und Einrichtung. Die benötigten Module werden ausgewählt und die Prozesse im System abgebildet: Produktstammdaten, Lager, Preislisten, Benutzerrollen und Zugriffsrechte.
3. Datenmigration. Produkte, Kunden, Lieferanten, Bestände und offene Belege werden aus dem Altsystem oder aus Excel übernommen.
4. Test und Schulung. Das Team arbeitet mit realen Beispielen im System, Fehler werden behoben, und jeder Benutzer lernt, seine eigenen Aufgaben im System zu erledigen.
5. Produktivstart und Support. Das System geht in den täglichen Betrieb. In den ersten Wochen gibt es viele Fragen, deshalb wird nach dem Produktivstart noch einige Wochen lang Support geleistet.

Was die Dauer beeinflusst

Zwei Projekte mit gleich vielen Modulen können unterschiedlich lange dauern. Die wichtigsten Gründe sind:

• Anzahl der Module. Nur Vertrieb und Lager sind das eine; Buchhaltung, Fertigung, Lohnabrechnung und CRM zusammen sind etwas ganz anderes.
• Anzahl der Benutzer und Filialen. Bei mehreren Filialen, Lagern oder Gesellschaften erfordern Zugriffsrechte und Berichte mehr Aufwand.
• Zustand der Daten. Eine saubere Produktliste in einheitlichem Format ist schnell übernommen. Dubletten, abweichende Bezeichnungen und veraltete Bestände kosten dagegen zusätzliche Zeit.
• Integrationen. Anbindungen an einen Onlineshop, eine Bank, POS-Hardware oder andere Programme werden jeweils einzeln eingerichtet und getestet.
• Individuelle Anforderungen. Jede Anforderung, die sich mit den Standardfunktionen von Odoo nicht lösen lässt, bedeutet zusätzliche Entwicklung und Tests.
• Entscheidungsgeschwindigkeit. Gibt es auf Unternehmensseite eine verantwortliche Person, die Fragen schnell beantwortet, kommt das Projekt ohne Wartezeiten voran.

Richtwerte für die Dauer

Die folgenden Angaben dienen der allgemeinen Orientierung, die genaue Dauer wird für jedes Unternehmen nach der Analyse festgelegt:

Beispiel: Plan für ein mittelgroßes Projekt

In einem Projekt, in dem Buchhaltung, Lager, Vertrieb und Einkauf gemeinsam eingeführt werden, verteilt sich die Arbeit etwa so:

Das ist kein starrer Zeitplan: Liegen die Daten bereit und werden Entscheidungen schnell getroffen, verkürzen sich die Phasen, während zusätzliche Integrationen und individuelle Anforderungen sie verlängern. Entscheidend ist, vorab zu vereinbaren, was am Ende jeder Phase fertig sein soll.

Wie Sie das Projekt beschleunigen können

• Benennen Sie eine verantwortliche Person. Jemand, der sich jede Woche feste Zeit für das Projekt nimmt und Entscheidungen treffen kann, verkürzt die Dauer stärker als jeder andere Faktor.
• Bereinigen Sie Ihre Daten vorab. Dubletten in Produkt- und Kundenlisten zu entfernen und Bezeichnungen sowie Codes einheitlich zu gestalten, beschleunigt die Migration.
• Starten Sie schrittweise. Zuerst die wichtigsten Module in Betrieb zu nehmen und die übrigen später hinzuzufügen, senkt sowohl das Risiko als auch die Dauer der ersten Phase.
• Bewerten Sie die Standardprozesse. Die vorgefertigten Abläufe von Odoo reichen oft aus. Klären Sie vor jeder individuellen Anpassung, ob sie wirklich notwendig ist.
• Schulen Sie rechtzeitig. Wenn die Benutzer das System vor dem Produktivstart kennenlernen, verlaufen die ersten Wochen ruhiger.

Häufig gestellte Fragen

Muss das Altsystem sofort abgeschaltet werden?

Nein. Während der Abstimmungsphase bleibt das Altsystem bestehen, damit Bestände und Berichte verglichen werden können. Erst wenn die Zahlen übereinstimmen, wird es stillgelegt.

Müssen alle Module auf einmal eingeführt werden?

Nicht unbedingt. Viele Unternehmen beginnen mit Vertrieb, Lager und Buchhaltung; Fertigung, Lohnabrechnung oder CRM kommen in einer späteren Phase hinzu. Odoo-Module lassen sich auch nachträglich ergänzen.

Was passiert nach dem Produktivstart?

Nach dem Produktivstart wird einige Wochen lang Support geleistet: Fragen werden beantwortet und kleinere Korrekturen vorgenommen. Auch für Mitarbeitende, die später ins Unternehmen kommen, werden Schulungen durchgeführt.

Fazit

Die Dauer einer ERP-Einführung hängt nicht nur von der Installation der Software ab, sondern auch von den Prozessen des Unternehmens, seinen Daten und davon, wie schnell Entscheidungen fallen. Ein klarer Plan, eine verantwortliche Person und ein schrittweiser Umstieg machen das Projekt kürzer und risikoärmer. Einen Überblick über unsere Leistungen rund um die Odoo-Einführung finden Sie auf der Seite Dienstleistungen.

Wie lange würde es in Ihrem Unternehmen dauern? Kontaktieren Sie uns - nach einer kostenlosen Erstanalyse zeigen wir Ihnen die Phasen und die voraussichtliche Dauer für Ihr Projekt konkret auf.